Processus adhésion

L'application Communauté permet d'organiser la base de contacts avec les informations nécessaires à la bonne gestion de l'association.

Le formulaire d'adhésion est la fonctionnalité qui permet de gérer les adhésions, enregistrer les adhérents, les intégrer à la base de données, et suivre l'état du paiement de la cotisation. Ce formulaire d'adhésion peut être en ligne ou non, et permet de différencier des groupes d'adhérents en fonction de différents tarifs.

1. Définition d'un adhérent dans le logiciel

Vous retrouvez dans votre base de contacts (Communauté>Contacts) l'ensemble des personnes gravitant autour de l'association : des donateurs, des adhérents, des anciens adhérents, des administrateurs, les associations partenaires et leurs membres participant aux activités, etc.

Un adhérent est une personne qui paie une cotisation à l'association : il s'agit donc une personne enregistrée dans la base de données et qui est liée à l'association par une transaction financière. Les membres d’associations partenaires (p.ex. l'AVF Rouen) ne sont pas adhérents de l’association.

Le statut d'adhérent est valable sur une période donnée : si j’adhère, alors je serai considéré comme adhérent sur une période donnée (la période associative allant septembre à août, différente de la période comptable). Au-delà, je suis considéré en tant qu'ancien adhérent.

2. Identifier les adhérents dans ma communauté

Puisque les adhérents sont des membres "à part", ils sont déjà reconnus avec le petit sigle adhérent (un point d'exclamation doré) dans votre base de contacts, et vous pouvez les retrouver très facilement grâce au tri simple.

3. Accéder à la page d'ajout d’un nouvel arrivant

Dans le cas d’un ancien adhérent, aller au paragraphe 4.

Dans le cas de l’inscription d’un nouvel arrivant, d’une association partenaire ou un de ses membres, il convient de créer au préalable son profil pour utilisation ultérieure.

Rendez-vous dans Communauté > Contacts. Une fois sur cette page, cliquez sur le bouton +Ajouter.

Une page de saisie d’informations s’ouvre  alors :

Il est nécessaire de saisir les informations suivantes pour tous les adhérents :

- Nom et prénom,

- Adresse postale complète

- Numéros de téléphone fixes et mobiles

- Adresse courriel, nécessaire pour envoyer les justificatifs d’adhésion et les factures

- Cliquer sur Enregistrer.

4. Accéder à la page d'ajout d'adhérents

Rendez-vous dans Formulaires > Adhésions. Une fois sur la page récapitulative de vos campagnes d'adhésion, cliquez sur le bouton Gérer sur la campagne d'adhésion souhaitée.

Attention : Les membres d’associations partenaires ne sont pas à gérer comme adhérents de l’association dans AssoConnect !

Vous êtes alors redirigé sur la page listant les adhérents. Cliquez sur le bouton +Ajouter un adhérent.

5. Rattacher l'adhésion à une personne déjà connue

Le champ Rattacher à une personne  vous permet de rattacher la ou les adhésions à une personne déjà connue, notamment pour avoir un suivi des paiements. La recherche est possible par tout ou partie du nom ou prénom.

Ce champ représente l'acheteur de la transaction : il est lié à l'écriture comptable et la transaction sera listée dans l'onglet Achats de sa fiche profil.

6. Inscrire les adhérents

Vous pouvez ensuite enregistrer les adhérents concernés par un seul paiement commun en renseignant leurs noms et prénoms et tarifs d'adhésion.

Il est possible d'inscrire des adhérents supplémentaires en cliquant sur le bouton  Ajouter une personne.

Appliquer si besoin une réduction personnalisée en € ou % et cliquez sur le bouton  Continuer.

7. Vérifier / Collecter des informations sur l'adhérent

Il vous sera proposé de renseigner les données correspondant au justificatif activé (facture/reçu fiscal) et aux informations activées dans le formulaire de la campagne.

Si un profil existant correspond aux informations saisies, vous pouvez rattacher l'inscription à sa fiche ou en créer une nouvelle. Les fiches des adhésions non-finalisées sont aussi proposées ici.

Il est nécessaire de vérifier / saisir les informations suivantes pour tous les adhérents :

- Nom et prénom,

- Adresse postale complète

- Numéros de téléphone fixes et mobiles

- Adresse courriel, nécessaire pour envoyer le justificatif d’adhésion et la facture

8. Enregistrer les adhésions en comptabilité

La dernière étape de l'enregistrement de l'adhésion est l'ajout en comptabilité. Grâce à cela, l’adhésion se retrouvera immédiatement en comptabilité, et le trésorier n’aura pas besoin de la saisir à nouveau.

Dans le cas d’un paiement immédiat, indiquez le moyen de paiement et la date si ce n'est pas la date du jour. La personne proposée est l’adhérent, mais vous devez la modifier si besoin, notamment quand le payeur n’est pas l’adhérent inscrit.

Pour un paiement ultérieur/en plusieurs fois, cochez la case Paiement ultérieur. Renseignez les paiements si vous les connaissez (3 chèques à encaisser à 3 dates). Sinon, vous pouvez ne rien indiquer.

Cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder les informations.

Afficher les statuts de paiement des adhérents

9. Pour avoir une visibilité sur vos statuts des paiements cliquez sur filtrer par statut de paiement :